431 年度末なのでタスクの精度を上げて乗り切った

年度末。
サラリーマンなら年末より年度末のほうがめちゃくちゃ忙しいという人が多いのではなかろうか。
今年が勤め人として最後になる年度末、人員削減の余波も食らっていつも以上に大忙しとなりました。
これ、年度末過ぎて緊張切れたら耳の持病で倒れると断言できるレベル。新年度開始後に落ち着いても、適度に緊張は保とう。

さて、年度末のさらに最終1週間は段々仕事も押してきて（要するに時間切れによる先送り）、やることてんこ盛り。さらに新年度の4月1日に必ずやらなければならないこと、1日から一週間以内に処理しなければならないことなど、締め切り付きの業務も特盛り。
その新年度の業務のために年度末に準備しているのだけど、これを日々のルーチンをこなしながら勤務時間内に終わらせるようにするというのはもう神業に近い？

加えて、これだけ締め切りやら大量の処理すべき業務やらを目の前にしたら、パニックになって何も手に付かなくなる。手に付かないだけならいいけど、ホントにパニックで倒れたら一大事。
落ち着くためにも仕事を進めるためにも、ここはいつものTaskChuteの他に、年度末、年度初めのみの「期限付きやることリスト」を作った。そのリストを細分化してTaskChuteに落とし込むというやり方。
いつもは繰り返しのルーチン仕事しかしていないもの書き写真堂なので、他の人なら当たり前のこともこうして認識してからやらねばならない。

平成24年度末（25年3月）、平成25年度当初（25年4月）は日付が、

3月25日（月）〜3月29日（金）　勤務
3月30日（土）〜3月31日（日）　休み
4月1日（月）〜　4月5日（金）　勤務

と、ちょうど新年度初めの日が月曜になっている。これがいいのか悪いのか微妙なところだが、おかげでめいっぱい仕事時間は取れた気がする。でも、積み残しました〜（泣）。

それはさておき、上記の2週間での「期限付きやることリスト」はこんな感じ。
3月29日までにやること
・4月1日当日に回覧する書類を作る。
・転勤してくる人に渡す書類をまとめる。
・転出者の関係書類をまとめる。
・転入者・転出者の人事データを登録する。（原則27日まで）
・その他人事異動関係書類を作成する。
・上記にかかる庶務を行う（個人の衣服ロッカーの割り振りなど）

4月1日にやること
・書類を回覧する。
・転勤してきた人に書類を渡す。
・この日に必ず上司のはんこをもらって、別セクションに書類を提出。

こんな感じで書き出していき（ホントはもっと細かく書いてますがここでは省略してます）、「あ、あれも！」と思い出したら書き足し、締め切り付き事項が発生したら後ろに書き加えた。書き出さないとやることを忘れそうなくらいてんこ盛りなのだ。

これを元にタスクに細分化し、日次レビューと日次スタートでできる限り早めに実行日を割り振ってTaskChuteに突っ込んでいった。
あとは上から順番にやるだけ。作業終了時間も見える化で安心。とんでもない時間に業務終了になっていたら翌日以降に割り振る。今までも何度も書いてきたが、こうして先の見通しがつくという安心感がなにものにも代えがたい。

特に、季節的にめちゃくちゃ忙しくなったときにこそTaskChuteが威力を発揮する。今だから思うのだけど、TaskChuteがなかったらどうなっていただろうと考えるだけで恐ろしいです。きっと病院行きです。って、これも前に書いたなぁ（汗）。

さて、後は3月30日と31日の土日で体力を温存して4月1日に備えるわけなのだが、前日（31日）に仙台行きを計画したのは無謀だったか・・・。
（以下次号！？）

仙台の牛タンでエネルギー充填！